No último ano passaram por mim mais de 100 projetos, de diversos tamanhos e tipos, desde complexos e sofisticados sistemas para gestão de pessoas até implantações de ERP´s com atuação fiscal em mais de 50 municípios, o que qualquer um que trabalha com a complexa malha tributária do Brasil sabe do tamanho das diferenças. Comecei, por conta própria e sem uma metodologia muito avançada a fazer anotações para entender os fatores que levam um projeto ao sucesso e outro ao fracasso e acabei montando um pequeno algoritmo para medir o sucesso de cada um deles. Ficou fácil quando usei fatores como custo, prazo e qualidade, mas vi que faltavam algumas coisas e daí que entraram pontos mais “subjetivos”, mas que pude extrair algumas informações importantes. De 20 itens que coloquei nesse controle, quero falar hoje do que julguei mais importante, o envolvimento da área de negócios em cada projeto.
Projetos de mudança de sistema, muitas vezes, representam grandes oportunidades e grandes desafios para as organizações. São empreendimentos complexos que exigem um planejamento meticuloso, recursos consideráveis e, acima de tudo, uma liderança eficaz para alcançar o sucesso. Entre os fatores cruciais para o sucesso de tais projetos, destaca-se a participação ativa da área de negócios. Quero trazer nesse texto uma reflexão sobre a importância vital dessa colaboração entre a equipe de projetos e a área de negócios e como ela pode ser um fator determinante para o êxito de iniciativas de grande escala.
1 - Alinhamento com os Objetivos Estratégicos
A área de negócios é responsável por definir os objetivos estratégicos da organização e quando ela participa ativamente de um projeto grande, pode garantir que ele esteja alinhado com esses objetivos. Isso significa que o projeto terá um propósito claro e contribuirá diretamente para o crescimento e o sucesso da empresa. Sem esse alinhamento, os projetos correm o risco de se tornarem desvinculados das metas organizacionais, desperdiçando recursos valiosos.
2- Tomada de Decisões Embasadas em Dados
A área de negócios é a guardiã dos dados e métricas que impulsionam a organização e quando temos uma forte atuação podemos ter maiores garantias que as decisões no projeto sejam baseadas nesses dados concretos e informações relevantes, que já são de conhecimento do decisores e isso reduz a probabilidade de decisões arbitrárias ou subjetivas que podem prejudicar o progresso do projeto.
3- Definição de Prioridades e Recursos
Os projetos de sistemas sempre competem com recursos limitados, como orçamento, tempo e pessoas. A área de negócios pode fornecer insights valiosos sobre quais quais são as prioridades e como adequar, em tempo de projeto, as necessidades atuais com as oportunidades de crescimento e isso permite que a organização aloque seus recursos de forma eficaz e maximize seu ROI (Return on Investment).
4- Gestão de Riscos e Mudanças
Projetos frequentemente enfrentam riscos significativos e podem exigir adaptações ao longo do caminho e a área de negócios, com sua visão abrangente das operações, é fundamental na identificação de riscos potenciais e na formulação de estratégias para mitigá-los. Além disso, ela pode ajudar a gerenciar as mudanças necessárias dentro da organização para acomodar o projeto, garantindo uma transição suave.
5- Compreensão das Necessidades do Client e
A área de negócios está na linha de frente quando se trata de compreender as necessidades e expectativas dos clientes e sua participação ativa em projetos garante que o produto ou serviço resultante atenda às demandas para a companhia, proporcionando maior satisfação do cliente e impulsionando a fidelização do uso da nova tecnologia/sistema.
6- Responsabilidade e Prestação de Contas
A participação da área de negócios também implica em uma maior responsabilidade e prestação de contas pelo sucesso do projeto. Isso cria um senso de propriedade e compromisso que é fundamental para manter todos os membros da equipe de projeto focados em seus objetivos.
Enfim, a participação da área de negócios em projetos de sistemas é essencial para garantir que eles sejam bem-sucedidos, alinhados com os objetivos estratégicos, bem gerenciados e deem o resultado que o negócio precisa, para assim prestar um serviço de qualidade para seus clientes internos. Ignorar essa colaboração pode levar a resultados menos satisfatórios e a desperdício de recursos preciosos. Portanto, ao embarcar nesse tipo de empreendimento as organizações devem reconhecer e abraçar a importância vital da participação da área de negócios desde o início, para colher os benefícios de projetos bem-sucedidos e impulsionar o crescimento sustentável.
